Ügyfélszolgálatunkhoz nap mint nap több számlaküldési kérelem érkezik. Bár minden esetben igyekszünk segíteni, ezek az ismétlődő kérések jelentős terhet rónak a munkatársainkra. Havonta akár napokban mérhető az az idő, amit kizárólag arra fordítunk, hogy újraküldjük az ügyfeleknek a már korábban megkapott számlákat.
Pedig jó hírünk van: a számlák minden ügyfelünk számára elérhetőek, bármikor, kényelmesen, akár évekre visszamenőleg is.
👉 Minden számla automatikusan kiküldésre kerül az elsődleges kapcsolattartó e-mail címére.
👉 Az összes számla megtalálható és letölthető az Ügyfélkapu felületéről.
Miért Kérjük a Segítségét?
Minden egyes számlakérdés egy olyan ügyfélszolgálati kolléga idejét veszi el, aki eközben sokkal sürgetőbb technikai problémák megoldásában tudna segíteni.
(Kis cég vagyunk korlátozott erőforrásokkal.)
Ezért szeretnénk kérni mindenkit, hogy lehetőség szerint saját maga intézze a számlák letöltését. Természetesen első alkalommal szívesen segítünk, de a havi rendszerességgel ismételt kérések sajnos megterhelik az ügyfélszolgálatot.
Hiszen valószínűleg a áram, gáz vagy telefonszámlát vagy internetszámlát sem minden hónapban az ügyfélszolgálattól kérik el, hanem saját hozzáférésből oldják meg – ugyanígy működik nálunk is.
Lehetséges megoldások
1. Automatikus e-mail továbbítás beállítása
Minden levelezőrendszerben van lehetőség szűrők és továbbítások beállítására. Ez megkönnyíti, hogy a számlák rögtön a megfelelő személyhez – például a pénzügyi osztályhoz – kerüljenek.
Gyors Útmutató Gmail Esetén:
- Jelentkezzen be a Gmail fiókjába, és kattintson a Beállítások ( “Összes beállítás megtekintése”) ikonra.
- Kattintson a Szűrők és blokkolt címek fülre.
- Kattintson az Új szűrő létrehozása gombra.
- A Tárgy mezőbe írja be pontosan: WebDigital – Elektronikus ÁFÁ-s számla érkezett.
- Kattintson a Szűrő létrehozása gombra.
- Jelölje be a Továbbítás erre a címre négyzetet, és válassza ki a listából a könyvelő vagy pénzügyes e-mail címét .
- Kattintson a Szűrő létrehozása gombra.
Ezentúl az összes számlát tartalmazó levél automatikusan megérkezik a címzetthez is! (több címzetett is beállíthat)
2. Kapcsolattartó Hozzáadása az Ügyfélkapu Felületen
Az Ügyfélkapu felületén Ön, mint elsődleges kapcsolattartó, teljes körű jogosultsággal rendelkezik. Itt nem csupán letöltheti a számlákat, de felhatalmazhat más munkatársakat is a letöltésre!
https://ugyfelkapu.webdigital.hu/
- A számlák letöltése: Bejelentkezés után a Számláim menüpont alatt azonnal elérhető az összes korábbi számla.
- Új kapcsolattartó hozzáadása:
- Jelentkezzen be az Ügyfélkapu felületére.
- Keresse meg a Kapcsolattartók vagy Alfelhasználók menüpontot (általában a fő profil/fiók adatai alatt).
- Kattintson az Új Kapcsolattartó Létrehozása gombra.
- Adja meg a kolléga adatait, majd a jogosultságok beállításánál jelölje be a Számlák megtekintése vagy hasonló opciót.
- Mentse el a beállításokat.
Ezzel a lépéssel a pénzügyekkel foglalkozó kolléga saját bejelentkezést kap, amivel önállóan is le tudja tölteni a számlákat, anélkül, hogy az Ön idejét kellene kérnie.
3. Számlák kérése az elsődleges kapcsolattartótól
Amennyiben valaki nem fér hozzá közvetlenül az Ügyfélkapuhoz, legegyszerűbben az elsődleges kapcsolattartótól kérheti el a szükséges számlát.
Természetesen mindig örömmel segítünk, ha valaki elakad.
Ugyanakkor kérjük ügyfeleinket, hogy amikor csak lehet, használják az önkiszolgáló lehetőségeket.
Ezzel nemcsak az ügyfélszolgálat munkáját könnyítik meg, hanem saját maguknak is időt spórolnak (gyakran, csak több óra múlva tudjuk küldeni a számlát)
